Учет микроформ

Учет микрофильмов первого поколения

Учёт и хранение микрофильмов первого поколения осуществляется в Федеральной технической лаборатории (ФТЛ).

При передаче микрофильмов первого поколения лаборатория-исполнитель и ФТЛ составляют акт приёма-передачи и опись микрофильмов, в которых ставятся отметки о постановке пленок на учет, а также отмечаются некачественные микрофильмы, возвращаемые на переработку в лабораторию.

По окончании приемки микрофильмов ФТЛ направляет:

• 1 экземпляр акта и описи в лабораторию микрофильмирования, изготовившую данную партию микрофильмов;
• 2 экземпляра в координационный центр РГБ;
• 1 экземпляр оставляет у себя.

Координационный центр РГБ по получении 2-х экземпляров акта и описи из ФТЛ направляет

• 1 экземпляр в библиотеку-заказчицу;
• 1 экземпляр оставляет у себя для контроля выполняемых работ.

 

Учет микрофильмов второго и третьего поколения

Учет микрофильмов второго и третьего поколения осуществляется в библиотеке-заказчице.

Готовые микрофильмы второго и третьего поколения приходят в библиотеку в сопровождении следующих документов:

• счет-фактура;
• товарная накладная
  (в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр для библиотеки-заказчицы, 2-й — для исполнителя работ);
• акт безвозмездной передачи
  (в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр для библиотеки-заказчицы, 2-й — для исполнителя работ).

Последовательность операций при постановке микрофильмов второго и третьего поколения на учет:

• Получение пленок и сверка их наличия по сопроводительным документам.
• Разбор пленок второго и третьего поколения по виду, названиям и хронологии.
• Просмотр пленок и упаковка в коробки из бескислотного картона. Для микрофильмов третьего поколения можно воспользоваться коробками из пластика.
• Оформление коробки: написание шифра микрофильма, названия, года, месяца. Шифр присваивается библиотекой-заказчицей в соответствии с внутренним порядком.
• Присвоение каждому изготовленному рулону инвентарных номеров, создание записи в суммарной книге учета фонда.
• Расстановка пленок по шифру в шкаф для микрофильмов.
              Важно! Микрофильмы второго и третьего поколения хранятся отдельно.
              Для хранения микрофильмов второго поколения требуются особые условия.
• Отражение шифра микрофильма в каталогах.

По бухгалтерскому учету микрофильмы проходят как готовая продукция. Библиотека-заказчица получает микрофильмы безвозмездно для основной деятельности, пропускает их через 106 счет и отправляет в книжный фонд.